Archivi e biblioteche digitali

17 minuti - per Vanessa Giusy Conti

Gli archivi e le biblioteche digitali sono depositi immateriali, all’interno dei quali sono conservati e resi disponibili documenti digitali, siano essi nativi digitali o convertiti da originali analogici.

Si tratta, quindi, di un complesso di documenti, di qualsiasi natura e formato, prodotti e acquisiti durante lo svolgimento di una determinata attività. A differenza di biblioteche e archivi tradizionali, in molti casi, non hanno un riferimento fisico ma prendono vita e possono essere consultati esclusivamente tramite siti e piattaforme online.

Definizioni

Biblioteca digitale

Il termine più antico per definire una biblioteca che si avvale dell’utilizzo di tecnologie è stato coniato alla fine degli anni ‘90 ed è quello di electronic library o biblioteca elettronica.

Questo termine definisce una biblioteca automatizzata che utilizza ogni tipo di strumentazione elettronica necessaria al suo funzionamento, come calcolatori, pc e terminali.

L’aggettivo elettronica, infatti, non fa riferimento alle caratteristiche dei dati utilizzati ma si riferisce all’attrezzatura utilizzata per la lettura dei dati stessi, qualificando come inaccessibili documenti e servizi, in mancanza di adeguate apparecchiature.

La prima vera e propria definizione di biblioteca digitale è stata fornita da Christine Borgman nel 1993, che ha utilizzato questo concetto per definire la combinazione di: un servizio, un’architettura di rete, un insieme di risorse informative (dati numerici e testuali, immagini, video, documenti sonori, ecc.) e un insieme di strumenti per localizzare, recuperare e utilizzare le informazioni .

Un’ulteriore definizione è stata fornita nel 2000 da William Y. Arms, che ha definito la biblioteca digitale come una collezione di informazioni digitali organizzate e servizi accessibili attraverso la rete .

Nel 1999, C. Oppenheim e D. Smithson hanno introdotto una definizione simile, che pone l’enfasi sulle tecnologie digitali. Secondo i due, una biblioteca digitale è un servizio informativo, in cui tutte le risorse informative sono disponibili in formato digitale e le funzioni di acquisizione, archiviazione, preservazione, recupero e accesso sono realizzate attraverso l’uso di tecnologie digitali.

Gli autori hanno utilizzato anche il termine hybrid library o biblioteca ibrida, coniato da Chris Rusbridge nel 1998, per definire le biblioteche che, nella transizione al digitale, continueranno comunque a integrare i servizi tradizionali delle biblioteche con i nuovi servizi.

In inglese, il termine hybrid non si riferisce alla compresenza di elementi diversi nella stessa realtà, ma allude alla trasformazione da una specifica realtà a un’altra, in cui anche gli elementi di continuità si trovano a essere completamente rinnovati .

In Italia, per diverso tempo, si è scelto di utilizzare il termine biblioteca virtuale, coniato da Tim Berners-Lee per il sito Virtual Library, che realizza la visione della biblioteca come una collezione illimitata di documenti collegati in rete, costituiti da oggetti digitali e pagine web realizzate da molteplici autori. L’aggettivo “virtuale”, oggi in disuso per quanto attiene alle biblioteche, fa riferimento al fatto che la biblioteca non esiste nella realtà.

Archivio digitale

Gli archivi digitali nascono e si sviluppano, grazie all’avvento della tecnologia, come strumenti utili a preservare e conservare le memorie di paesi, comunità, enti e altri soggetti.

Originariamente nati per digitalizzare dei contenuti analogici, come il Progetto Gutenberg (1970) , si aprono invece a nuove possibilità, consentendo il recupero di fonti inedite sconosciute, spesso private. È la raccolta di queste in un unico ambiente tematico che ne consente un uso funzionale e storico, una lettura e una corretta interpretazione d’insieme.

Una serie di leggi, redatte e approvate negli anni ’90, con le quali si riconosce il valore dei documenti digitali al pari di quelli cartacei, sono state fondamentali per lo sviluppo di questa particolare tipologia di archivio, in quanto hanno fornito informazioni e regolamentazioni circa la tenuta e la conservazione dei documenti in formato digitale, all’interno di questi enti .

Il passaggio dall’archivio tradizionale a quello digitale, infatti, non consiste nella semplice informatizzazione di alcune tradizionali funzioni (registrazione di protocollo, classificazione, movimentazione dei fascicoli e reperimento del materiale) ma riguarda il mutamento dell’ambiente stesso in cui si producono i documenti e in cui si assumono le decisioni, il quale comporta nuove forme di cooperazione, comunicazione e consultazione nel tempo.

Orientarsi all’interno di un archivio fisico non è un’operazione semplice perché, solitamente, gli archivi tradizionali si configurano come depositi di documenti di diverse istituzioni che si sono evolute nel tempo e, per riuscire a trovare un determinato documento, è necessario conoscere la storia dell’ente o dell’istituto che l’ha prodotto, comprenderne il percorso produttivo e conservativo e, infine, ricercarlo all’interno dell’ente che lo ha conservato.

Gli archivi digitali, invece, tendono ad annullare l’immagine stereotipata di polverosi luoghi della memoria, inaccessibili e non sentiti come patrimonio della collettività, perché offrono a qualsiasi tipologia di pubblico il loro grande patrimonio archivistico, comunicandone valori e contenuti, trovando nuove prospettive e contribuendo alla creazione di nuove reti di cooperazione e collaborazione tra i fruitori stessi.

Questi edifici virtuali, infatti, sono privi di barriere fisiche e i documenti contenuti al loro interno possono essere agevolmente consultati da chiunque, diventando storie vive da conoscere, raccontare e condividere.

Scopi e obiettivi

Le funzioni di biblioteche e archivi digitali sono principalmente tre: preservare, informare e comunicare.

Il primo obiettivo che si prefiggono di raggiungere è quello di migliorare l’accesso alle risorse digitali, sia rivolto all’interno, per conoscere le competenze e le conoscenze di studiosi e ricercatori, sia proiettato all’esterno, per valorizzare e migliorare l’impatto della produzione scientifica istituzionale.

Uno dei requisiti essenziali, quindi, è quello di essere un sistema di ricerca dell’informazione efficiente, capace di identificare rapidamente tutte le risorse rilevanti.

I principali obiettivi che si pongono archivi e biblioteche digitali sono:

• portare l’informazione direttamente all’utente, rendendola accessibile da qualsiasi luogo;
• consentire una ricerca avanzata e una manipolazione delle informazioni digitali;
• migliorare l’accesso alle informazioni sfruttando nuove funzionalità;
• condividere le informazioni, permettendo ad aziende, istituzioni pubbliche e private, organizzazioni e persone di cooperare;
• velocizzare l’accesso a informazioni sempre aggiornate;
• ridurre il divario digitale.

Le biblioteche e gli archivi digitali non si limitano, quindi, a essere un punto di accesso alle risorse digitali in rete ma, per essere definiti tali, devono avere una chiara finalità di servizio, una politica dichiarata di sviluppo della collezione, un’adeguata organizzazione dell’informazione digitale e dei servizi nuovi o rinnovati di accesso che si avvalgano delle tecnologie per facilitare le operazioni all’utenza di riferimento.

Le componenti

Prescindendo dalle specifiche definizioni che è possibile trovare sugli argomenti, vi sono alcune componenti che risultano essenziali affinché si possa parlare di biblioteche e archivi digitali.

Questi sono:

• documenti: contenuti digitali, adeguatamente organizzati e distribuiti in rete, corredati da metadati, che possono essere permanenti o accessibili in determinati tempi;
• servizi: servizi offerti grazie all’attività di mediazione del personale della biblioteca/archivio e delle interfacce che devono fornire la possibilità di reperire velocemente e facilmente il materiale;
• utenti: singola persona o intero pubblico al quale la biblioteca o l’archivio si rivolgono e di cui conoscono necessità e bisogni. L’utente agisce autonomamente, senza intermediari, senza limiti di spazio o tempo e ha, inoltre, la possibilità di interagire con altri utenti.

I documenti

I documenti, intesi come qualsiasi entità contenente informazione che possa essere analizzata e conservata, costituiscono una delle componenti fondamentali di una biblioteca e di un archivio digitale. Questi, infatti, prendono in considerazione i documenti digitali che possono essere nati originariamente in formato digitale o creati in formati analogici e, successivamente, convertiti in digitale.

Una caratteristica fondamentale delle fonti del mondo analogico, primarie o secondarie, è rappresentata dal fatto che queste hanno sempre una precisa collocazione materiale perché si trovano in originale o in copia presso archivi, biblioteche o musei e, in alcuni casi, sono anche state oggetto di edizione critica a stampa. Nel mondo digitale, invece, ci sono moltissime fonti digitali prive di un qualsiasi corrispettivo analogico, con le conseguenze relative alla valutazione dell’originalità e dell’autenticità.

La documentazione presente in queste particolari tipologie di biblioteche e archivi è differente da quella offerta dagli istituti tradizionali, sebbene alcuni elementi (libri, periodici, cataloghi, fotografie, mappe, tesi e materiale audio visivo) siano presenti in entrambe le tipologie.

Quando si parla di digitale, però, alcuni di questi documenti assumono una definizione differente: i libri, per esempio, diventano e-book, le riviste e-journals e i cataloghi opac.

Alcuni documenti digitali, inoltre, possono essere organizzati in forme specifiche:

• gli open archives: archivi contenenti documenti utilizzati da un particolare gruppo di utenti, generalmente legati al mondo della ricerca scientifica: docenti, studenti, personale tecnico e amministrativo, studiosi e ricercatori di una specifica materia;
• le banche dati: vaste collezioni di documenti digitali fortemente strutturati che possono essere direttamente consultabili (grafici, documenti alfanumerici) o accessibili successivamente per altre vie, come le bibliografie e i cataloghi bibliografici di altre biblioteche;
• i portali: cataloghi che raccolgono i documenti presenti nella biblioteca e in altre biblioteche, le banche dati che permettono l’accesso ai periodici e altre risorse presenti in rete.

Una caratteristica fondamentale dei documenti digitali, inoltre, è che questi possono essere disponibili in formati differenti. Tra i più diffusi attualmente: TXT, DOC, PPT, RTF, HTML, SGML, XML, XHTML, TEI, PDF, ePub, LIT, JIF, JPEG, MP3, DivX, Real Audio, Real Video, AVI, Quicktime.

I servizi

I servizi sono fondamentali all’interno di biblioteche e archivi digitali, in quanto consentono l’ottimizzazione dell’incontro tra le richieste degli utenti e i documenti a loro disposizione.

I servizi principali comprendono quelli offerti da biblioteche e archivi tradizionali ma, in aggiunta, se ne trovano altri più innovativi.

Print on demand: stampa effettuata su specifica richiesta dei documenti digitali disponibili nella biblioteca o nell’archivio di riferimento, in altre biblioteche o archivi o nei depositi digitali di editori e librerie.

Prestito: fornitura di documenti via telematica o su supporti portatili per un determinato periodo di tempo, trascorso il quale il documento deve essere distrutto o restituito.

Document delivery: spedizione, su specifica richiesta, di un documento di cui la biblioteca è sprovvista.

Acquisizione: acquisto di documenti particolarmente richiesti dagli utenti ma non ancora disponibili.

Desiderata: possibilità degli utenti di segnalare i documenti che vorrebbero trovare.

Deposito legale dei documenti digitali: permette agli utenti di accedere alla produzione editoriale di uno specifico paese per un lungo periodo di tempo.

Segnaletica e marketing: permette agli utenti di conoscere e orientarsi tra i documenti.

Riserva elettronica: sistema di gestione elettronica riservato ai documenti più utilizzati in ambito didattico per i quai sono previsti servizi aggiuntivi.

Personalizzazione: l’utente ha la possibilità di personalizzare i servizi a lui rivolti.

Aggregazione degli utenti: sono offerti spazi virtuali dedicati alla socializzazione degli utenti (forum, mailing list, chat e blog), controllati dagli addetti.

Individuazione di plagi: agli utenti è garantita l’autenticità dei documenti mediante il riconoscimento e la prova di situazioni di plagio.

Un servizio molto importante, inoltre, è il reference service digitale, ovvero il servizio di assistenza che cerca di rispondere alle esigenze informative dell’utente, aiutandolo a trovare le risorse digitali di cui necessita. Questo può essere di tre tipi:

• self-service: l’utente, servendosi del sito web o dello sportello informativo virtuale, si “auto-aiuta”;
• asincrono: l’utente si rivolge al personale competente per ricevere assistenza tramite e-mail o compilazione di moduli di richiesta;
• sincrono: l’utente riceve assistenza personalizzata online, in tempo reale, tramite chat, videoconferenze, programmi di messaggistica istantanea, telefonate o incontri virtuali.

Gli utenti

Senza gli utenti, quindi le persone reali, le biblioteche e gli archivi digitali non esisterebbero.

Per poter accedere ai servizi offerti da biblioteche e archivi digitali gli utenti necessitano esclusivamente di un dispositivo tecnologico (computer, tablet o smartphone) e di un collegamento a Internet.

Con questi due strumenti, infatti, gli utenti hanno la possibilità di consultare veri e propri archivi e biblioteche senza la necessità di recarsi fisicamente sul luogo e, inoltre, nel caso in cui gli enti abbiano provveduto a un’adeguata integrazione di contenuti, hanno il vantaggio di poter accedere non solo alle risorse digitali di quella specifica biblioteca o archivio ma anche a quelle presenti nelle collezioni di altri enti simili.

La principale differenza nel rapporto con gli utenti tra biblioteche e archivi tradizionali e i loro analoghi digitali risiede nella visione stessa dell’utenza; i primi, infatti, guardano all’utente come un passivo ricettore di informazioni, mentre i secondi ne riconoscono un ruolo attivo, fondamentale nel processo stesso di costruzione dell’archivio.

Ruoli e attori principali

Le biblioteche e gli archivi digitali si basano su un’interazione tra gli attori in essi coinvolti.

Si tratta di bibliotecari, archivisti, autori di libri, editori, librai, politici, storici, amministratori, insegnanti e informatici che, in quanto personale qualificato e competente, rappresentano il valore aggiunto di questi sistemi digitali.

L’attore principale, però, è l’utente che si trova all’interno del sistema ed è parte attiva di esso.

Egli, infatti, come in archivi e biblioteche tradizionali, è fruitore dei contenuti; la principale novità sta nel fatto che egli può diventare anche autore della documentazione, partecipando attivamente alla costruzione e all’ampliamento della biblioteca o dell’archivio digitale.

Bibliografia e sitografia

Citazione di questo articolo

Come citare: GIUSY CONTI, Vanessa . "Archivi e biblioteche digitali". In: CLIOMATICA - Portale di Storia Digitale e ricerca. Disponibile in: http://lhs.unb.br/cliomatica/index.php/Archivi_e_biblioteche_digitali. il giorno: 1/07/2024.

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